Setiap Digital Agency memiliki metode kerja sesuai dengan masing-masing agency tersebut seperti contoh Waterfall, Agile, Scrum, hingga Lean. Kami di Hijrstudio terbiasa menerapkan metode kerja pada sebuah project, untuk memudahkan alur kerja project management dengan menggunakan metode Kanban. Metode Kanban masuk dalam kategori manajemen proyek yang berbasis Agile.
Metode Kanban adalah sistem manajemen proyek yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi melalui visualisasi alur kerja dan pemaksimalan efisiensi proses produksi. Kanban berasal dari bahasa Jepang yang berarti “tanda” atau “papan”, dan metode ini awalnya dikembangkan oleh Toyota di lini perakitan mereka untuk memperbaiki dan memelihara tingkat produksi yang tinggi dengan pengurangan pemborosan.
Metode ini sangat fokus pada efisiensi, adaptabilitas, dan responsivitas terhadap perubahan kebutuhan atau prioritas.
Kanban bersifat iteratif dan inkremental, tetapi berbeda dengan beberapa metodologi Agile lainnya seperti Scrum, yang menggunakan sprint terjadwal untuk mencapai kemajuan. Sebaliknya, Kanban menggunakan papan visual untuk mengatur tugas-tugas menjadi kolom yang berbeda yang mewakili berbagai tahap dalam alur kerja. Hal ini memungkinkan tim untuk memindahkan tugas melalui tahapan yang berbeda (misalnya, “To Do”, “In Progress”, dan “Done”) sesuai dengan kecepatan mereka sendiri dan tanpa batasan waktu tetap, memastikan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi yang tinggi terhadap perubahan.
Penggunaan Kanban sangat cocok untuk proyek-proyek yang memerlukan penyesuaian berkelanjutan dalam perencanaan dan pelaksanaan karena perubahan lingkungan atau prioritas proyek. Ini juga sangat efektif dalam situasi di mana output kerja harus dipertahankan konstan dan di mana alur pekerjaan perlu dioptimalkan untuk efisiensi.
Berikut adalah prinsip dasar dari metode Kanban:
1. Visualisasi Pekerjaan
Dalam Kanban, semua tugas dalam suatu proyek divisualisasikan dalam papan Kanban, yang biasanya dibagi menjadi kolom yang merepresentasikan tahapan berbeda dari proses kerja (misalnya, “To Do”, “In Progress”, “Done”). Ini membantu semua anggota tim melihat status dari berbagai tugas secara real-time, memudahkan pengidentifikasian masalah dan bottleneck dalam proses.
2. Pembatasan Pekerjaan dalam Proses (Work in Progress — WIP)
Salah satu aspek kunci Kanban adalah membatasi jumlah tugas yang dapat ditangani oleh tim pada setiap tahap proses. Pembatasan ini mencegah penumpukan tugas di tahap tertentu dan membantu memastikan bahwa alur kerja tetap lancar dan terkendali, sehingga mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan efisiensi.
3. Workflow
Kanban menekankan pentingnya mengawasi dan mengoptimalkan workflow. Hal ini dilakukan dengan mengatur laju tugas yang melewati berbagai tahap proses untuk memastikan bahwa tidak ada penumpukan atau kekurangan tugas di bagian manapun. Tujuannya adalah menciptakan aliran kerja yang stabil dan prediktable yang bisa secara efisien menyelesaikan tugas.
4. Peningkatan Berkelanjutan
Kanban mendorong perbaikan berkelanjutan dan iteratif dalam proses. Tim didorong untuk terus mengevaluasi dan meningkatkan efisiensi alur kerja. Ini bisa termasuk menyesuaikan jumlah WIP, mengubah layout papan Kanban, atau mengimplementasikan teknik baru untuk mengelola tugas lebih efektif.
Kanban telah diterapkan di banyak bidang di luar manufaktur, termasuk dalam pengembangan perangkat lunak, marketing, dan lain-lain. Kelebihan utama Kanban adalah fleksibilitasnya dan kemampuannya untuk memperbaiki proses secara berkelanjutan tanpa mengganggu alur kerja yang sudah ada. Ini membuat Kanban menjadi pilihan populer di antara tim yang ingin meningkatkan produktivitas dan efisiensinya secara gradual dan berkelanjutan.
